Nuevos lineamientos para envíos masivos de comunicación
31 de mayo de 2021
A toda la comunidad universitaria,
Para lograr que los procesos de Comunicación Estratégica apuntalen a la misión de la UPAEP y fortalezcan un Sistema de Comunicación Integral que facilite la priorización de contenidos, la Dirección General de Promoción y Comunicación Estratégica informa que se han establecido una serie de criterios estandarizados para los envíos de correos electrónicos masivos realizados por la Universidad a cualquier tipo de destinatario.
Se trata de indicaciones que nos permitirán procesar toda la comunicación interna relevante en los espacios más adecuados para la comunidad universitaria, de acuerdo a los flujos estratégicos determinados en el Plan General de Comunicación de UPAEP.
El documento que resume estos criterios ha sido publicado en el Portal de Colaboradores y se puede ubicar en la ruta upaep.mx/colaboradores > Reglas y Procedimientos > Lineamientos y procedimientos para el envío masivo de correos electrónicos UPAEP.
Estos criterios son de aplicación general y obligatoria para todas las instancias de la universidad, sin excepción, a partir de la publicación de este aviso.
Para garantizar la alineación institucional al Sistema de Comunicación Integral de UPAEP, se determinó que la única área competente para habilitar y gestionar listas de distribución de envíos masivos será el Departamento de Comunicación Interna. Esta instancia, además, establecerá un efectivo procesamiento de la información, formas y tiempos de envío, etc. Todo esto ha sido detallado en los mencionados lineamientos.
Con la publicación de este aviso iniciará formalmente un tiempo de alineación en materia de envíos masivos, por eso informamos que a partir del 18 de junio de 2021 se darán de baja todas las listas de distribución creadas en el pasado y que se mantienen activas hasta este momento. Desde entonces y hasta nuevo aviso, quienes solían realizar envíos masivos de diversa índole (tanto académicos como administrativos) ya no podrán hacerlo.
Empero, al mismo tiempo, iniciaremos un proceso de análisis y consideración de nuevas listas de distribución masiva, junto con el área de Plataforma Tecnológica. Así, cualquier área de la Universidad podrá realizar su solicitud para el restablecimiento o creación de las listas, pero su aprobación estará sujeta a los lineamientos institucionales y a la aprobación de la Dirección General de Promoción y Comunicación Estratégica. Las solicitudes podrán enviarse al correo electrónico comunicacion.interna@upaep.mx y deberán estar justificadas, de acuerdo a un formato que se les enviará. Cada solicitud recibirá respuesta (de aceptación o rechazo), a través del mismo correo electrónico.
Los nuevos responsables de envíos masivos deberán seguir con especial atención los lineamientos en la materia. Se recuerda que, según las políticas del correo electrónico institucional, está prohibido crear listas de distribución de forma manual y realizar envíos masivos por fuera de las instancias oficiales de comunicación en UPAEP.
Los nuevos lineamientos y el proceso aquí mencionado tienen como objetivo armonizar los flujos de comunicación, evitar la saturación de mensajes y aumentar la eficacia de los envíos. Es un paso más (de muchos otros que vendrán) en la conformación del nuevo Sistema Integral de Comunicación Estratégica, cuyo objetivo es contribuir decididamente en el camino de UPAEP a ser la Universidad Transformadora, en México y el mundo.
Mtro. Andrés Leonardo Beltramo Álvarez
Director General de Promoción y Comunicación Estratégica
Mtra. Karina Ivonne Gutiérrez Durán
Jefa de Comunicación Interna